Настоящата политика обяснява как „Апекс Сервиз“ ООД събира и обработва лични данни при използване на уебсайта и онлайн магазина.
- Търговец / администратор: „Апекс Сервиз“ ООД
- ЕИК / ДДС №: 115110350 / BG115110350
- Седалище и адрес: гр. Пловдив, бул. „Васил Априлов“ № 183
- Уебсайт: www.apexservice.net
- Телефон: 032 / 601 227
- Имейл: marketing@apexservice.net
1. Предмет и приложно поле
Настоящата Политика за поверителност обяснява как „Апекс Сервиз“ ООД събира и обработва лични данни при използването на www.apexservice.net, при запитвания, поръчки, създаване на потребителски профил, доставка, връщане, рекламации, гаранционно и сервизно обслужване, както и при доброволен абонамент за маркетингови съобщения.
Политиката се прилага както за Потребители, така и за физически лица, които действат като представители, служители или лица за контакт на Бизнес клиенти. Тя допълва Общите условия, Политиката за бисквитки и останалите публикувани на сайта документи.
Обработването се извършва съобразно Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR), Закона за защита на личните данни и приложимото българско и европейско законодателство.
2. Администратор на лични данни
Администратор на личните данни е „Апекс Сервиз“ ООД, ЕИК 115110350, със седалище и адрес на управление гр. Пловдив, бул. „Васил Априлов“ № 183. За въпроси относно личните данни и за упражняване на права можете да се свържете с нас на marketing@apexservice.net или 032 / 601 227.
3. Основни принципи при обработване
- законосъобразност, добросъвестност и прозрачност;
- обработване за конкретни, изрично определени и легитимни цели;
- свеждане на данните до необходимия минимум;
- поддържане на данните точни и актуални, когато е необходимо;
- съхранение само за срок, необходим за съответната цел или предвиден от закона;
- прилагане на подходящи технически и организационни мерки за защита.
4. Какви лични данни обработваме
4.1. Данни при запитване и индивидуална оферта
- име и фамилия;
- телефон и електронна поща;
- име на фирма и данни за организацията, когато запитването е от Бизнес клиент;
- съдържание на запитването, технически параметри, адрес или данни за обект, когато са необходими за офертата;
- последваща кореспонденция и договорени условия.
4.2. Данни при поръчка и доставка
- име и фамилия;
- телефон и електронна поща;
- адрес за доставка;
- данни за поръчката, плащането и начина на доставка;
- при покупка от/за фирма: фирмено наименование, ЕИК, ДДС номер, адрес и други данни, необходими за издаване на счетоводен документ;
- данни за комуникация във връзка с уточняване на транспорт, разтоварване, монтаж или въвеждане в експлоатация.
4.3. Данни в потребителски профил
Създаването на профил е доброволно и не е условие за покупка. Профилът се създава и достъпът до него се осъществява чрез електронна поща и парола. При регистрация и използване на профила могат да се обработват:
- име и фамилия, телефон, електронна поща и адреси, които потребителят е добавил;
- фирмени данни, когато са въведени;
- криптографски защитена информация, необходима за удостоверяване на паролата;
- история на поръчките, настройки на профила и технически данни за вход и сигурност.
4.4. Данни при връщане, рекламация, гаранция и сервиз
- данни за поръчката, фактурата или друг документ за покупка;
- описание на проблема, претенцията и предпочитания начин за удовлетворяване;
- снимки, видео, технически протоколи и сервизна информация, когато са предоставени или необходими;
- данни за контакт и адрес за оглед/получаване на стоката;
- банкова сметка или други платежни данни само когато са необходими за възстановяване на сума или не може да се използва първоначалният способ.
4.5. Маркетингови данни
При отделно и доброволно съгласие обработваме:
- електронна поща за получаване на новини, съвети, продуктова информация и промоции по e-mail;
- телефонен номер за получаване на новини, съвети, продуктова информация и промоции чрез Viber;
- дата, източник и съдържание на даденото съгласие, както и информация за неговото оттегляне.
Съгласията за e-mail и Viber са отделни. Отказът от маркетинг не влияе върху възможността за покупка, запитване или създаване на профил.
4.6. Технически, аналитични и рекламни данни
При използване на сайта могат да се обработват IP адрес, вид и версия на браузъра, операционна система, устройство, приблизителна локация, език, URL/референтна страница, дата и час, логове за сигурност и действия в сайта.
Само след валидно съгласие за съответната категория могат да се активират Google Analytics 4, Google Ads Conversion Tracking, Google Remarketing, Enhanced Conversions, Meta Pixel и Meta Conversions API. Те могат да обработват онлайн идентификатори, събития като посещение на страница, добавяне в количка, заявка или покупка и друга информация за взаимодействието със сайта.
Когато Enhanced Conversions и/или Meta Conversions API са технически активирани, след маркетингово съгласие определени предоставени от потребителя контактни данни могат да бъдат преобразувани чрез хеширане и предадени на съответния доставчик за измерване на конверсии и рекламна атрибуция. Конкретната реализация следва да съответства на избора, направен в банера за бисквитки.
5. Източници на данните
- директно от Вас чрез форми, поръчки, профил, телефон, e-mail, Viber или друга комуникация;
- от Вашия работодател/организация, когато сте лице за контакт по B2B запитване или договор;
- автоматично от Вашето устройство и браузър чрез технически логове и, след съгласие, чрез аналитични/маркетингови технологии;
- от куриер, превозвач, сервизен екип или друг участник в изпълнението на конкретна поръчка, когато това е необходимо.
6. Цели и правни основания
- Запитвания и индивидуални оферти — предприемане на стъпки преди договор; при B2B контакти и легитимен интерес за комуникация с организацията (чл. 6, §1, б. „б“ и/или „е“ GDPR).
- Поръчки, доставка, монтаж и обслужване — сключване и изпълнение на договор (чл. 6, §1, б. „б“).
- Фактуриране, счетоводство и данъчни задължения — спазване на законово задължение (чл. 6, §1, б. „в“).
- Потребителски профил — предоставяне на поисканата функционалност и улесняване на договорни отношения (чл. 6, §1, б. „б“).
- Сигурност и предотвратяване на злоупотреби — легитимен интерес (чл. 6, §1, б. „е“).
- Рекламации, връщания, гаранции и сервиз — договор, законови задължения и защита на правни претенции (чл. 6, §1, б. „б“, „в“ и при необходимост „е“).
- E-mail бюлетин — изрично съгласие (чл. 6, §1, б. „а“).
- Viber маркетинг — изрично отделно съгласие (чл. 6, §1, б. „а“).
- Аналитика / статистика — съгласие (чл. 6, §1, б. „а“).
- Ремаркетинг и рекламна атрибуция — съгласие (чл. 6, §1, б. „а“).
- Правни претенции — легитимен интерес (чл. 6, §1, б. „е“).
7. Задължително и доброволно предоставяне на данни
Данните, необходими за конкретна поръчка, доставка, фактура, рекламация или друга поискана услуга, са необходими за изпълнението ѝ. Ако не бъдат предоставени, може да не е възможно да обработим поръчката или искането.
Създаването на профил и абонаментите за e-mail или Viber маркетинг са доброволни.
8. Получатели и доставчици
Достъп до лични данни получават само лица и доставчици, за които това е необходимо за съответната цел и при подходящи договорни и организационни мерки. В зависимост от конкретния процес получатели могат да бъдат:
- Еконт и Спиди — за куриерска доставка, когато са избрани/уговорени;
- доставчици на специализиран транспорт или други превозвачи, когато транспортът е договорен;
- Ай-Си-Ди-Софт ЕООД, ЕИК 130948460, София, България — хостинг и свързани технически услуги;
- Триера Софт ООД, ЕИК 115767524, Пловдив, България — за обработване на поръчки, наличности, документи и/или клиентска история;
- Mailchimp — за e-mail маркетинг при дадено съгласие;
- посредник за Viber Business Messages — при дадено съгласие;
- Google — след съгласие за Analytics/Ads/Remarketing/Enhanced Conversions;
- Meta Platforms — след съгласие за Meta Pixel/Conversions API;
- Продизайн България ЕООД, ЕИК 175363803, София, България — доколкото има технически достъп до сайта и участва в рекламни и аналитични дейности от името на „Апекс Сервиз“ ООД;
- счетоводни, юридически, IT и сервизни доставчици, когато е необходимо;
- лизингодател, само ако Клиентът изрично поиска лизинг и предоставянето на данни е необходимо за разглеждане на искането;
- компетентни държавни, контролни и съдебни органи, когато законът изисква това.
9. Предаване на данни извън ЕИП
Някои международни доставчици, включително Google, Meta, Mailchimp и Viber, могат да обработват или да осигуряват достъп до данни от държави извън Европейското икономическо пространство. Когато е приложимо, предаването се извършва въз основа на решение за адекватно ниво на защита, приложимата рамка EU–US Data Privacy Framework за сертифицирани получатели, стандартни договорни клаузи на Европейската комисия и/или друг допустим механизъм по глава V от GDPR.
При използване на конкретен външен доставчик се прилагат и неговите действащи условия за защита на данните и международни трансфери.
10. Срокове за съхранение
Данните се съхраняват толкова дълго, колкото е необходимо за конкретната цел, а когато закон предвижда специален срок — за този срок. Прилагаме следните ориентири:
- Запитване без последващ договор — до 3 години след приключване на комуникацията, освен ако е необходимо по-дълго за конкретна правна претенция.
- Потребителски профил — до изтриване от потребителя или до 5 години без активност; задължителните договорни/счетоводни записи се пазят отделно.
- Договорни и поръчкови записи — обичайно до 5 години след приключване на отношението, доколкото са необходими за защита при претенции.
- Счетоводни регистри, финансови отчети и документи за данъчен контрол — 10 години, считано по правилата на Закона за счетоводството.
- Рекламации, гаранционни и сервизни преписки — за срока на съответното право/гаранция и след това до изтичане на приложимите давностни срокове, ако е необходимо.
- E-mail / Viber маркетинг — до оттегляне на съгласието или прекратяване на абонамента; доказателството за съгласието/оттеглянето може да се пази до 5 години след това.
- Cookie/CMP записи за съгласие — до 5 години от съответния избор/оттегляне, когато са необходими за доказване на съответствие.
- Технически логове за сигурност — обичайно до 12 месеца, освен при инцидент, спор или законово задължение.
- Аналитични и рекламни данни — според конфигурираните срокове на съответната услуга и Политиката за бисквитки, само докато е налице валидно основание.
11. Автоматизирано вземане на решения и профилиране
Не използваме автоматизирано вземане на решения, което само по себе си поражда правни последици за Вас или Ви засяга по сходен съществен начин.
След маркетингово съгласие Google и Meta технологии могат да бъдат използвани за аудитории, измерване и ремаркетинг. Това може да включва профилиране на интереси и поведение за рекламни цели, но не определя дали можете да сключите договор или да упражните законово право спрямо „Апекс Сервиз“ ООД.
12. Вашите права
- право на информация и достъп до личните данни;
- право на коригиране на неточни или непълни данни;
- право на изтриване, когато са налице законовите предпоставки;
- право на ограничаване на обработването;
- право на преносимост, когато обработването е автоматизирано и се основава на съгласие или договор;
- право на възражение срещу обработване, основано на легитимен интерес;
- право по всяко време да оттеглите съгласие; оттеглянето не засяга законосъобразността на обработването преди него;
- право да възразите срещу директния маркетинг по всяко време.
За упражняване на права изпратете искане на marketing@apexservice.net. Можем да поискаме допълнителна информация само когато това е необходимо, за да потвърдим самоличността и да защитим данните от неоторизиран достъп. Отговаряме в сроковете по GDPR.
13. Право на жалба
Ако считате, че личните Ви данни се обработват в нарушение на приложимото право, можете да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) или до компетентен съд. Актуални контакти на КЗЛД са публикувани на официалния сайт cpdp.bg.
14. Сигурност
Прилагаме подходящи технически и организационни мерки, включително контрол на достъпа, управление на потребителски права, криптирана връзка HTTPS, резервни копия, актуализации, ограничаване на достъпа на външни изпълнители и други мерки според риска. Никоя система не може да гарантира абсолютна сигурност, но мерките се преглеждат и актуализират съобразно риска и развитието на технологиите.
15. Данни на деца
Сайтът и предлаганите професионални продукти и услуги не са насочени към деца. Не целим съзнателно събиране на лични данни на деца за маркетингови цели.
16. Бисквитки и сходни технологии
Подробна информация за бисквитките, пикселите, таговете и сходните технологии, категориите им и начина за управление на съгласието е предоставена в отделната Политика за бисквитки. Незадължителните аналитични и маркетингови технологии се активират само след валиден избор.
17. Промени и езикови версии
Политиката може да бъде актуализирана при промени в дейността, използваните технологии или законовите изисквания. Актуалната версия се публикува на сайта с дата на последна актуализация. Сайтът може да предоставя българска и английска версия; при противоречие водеща е българската версия, доколкото императивна норма не изисква друго.
